Chính Sách Thanh Toán

1. Mục đích của Chính sách

Chính sách thanh toán này quy định các nguyên tắc, phương thức và quy trình thanh toán đối với hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ được Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ Tekcom (“Tekcom” hoặc “Công ty”) cung cấp thông qua website, nền tảng trực tuyến và các kênh giao dịch điện tử do Công ty quản lý, vận hành.

Chính sách nhằm bảo đảm hoạt động thanh toán được thực hiện minh bạch, chính xác, an toàn, có thể kiểm tra và đối soát, đồng thời phù hợp với nội dung giao dịch được Tekcom và khách hàng xác lập.

Chính sách này được xây dựng trên cơ sở đặc điểm thực tế của hệ thống kinh doanh Tekcom, trong đó website có thể cung cấp thông tin sản phẩm, chức năng giỏ hàng và đặt hàng nhưng không trực tiếp tích hợp chức năng thanh toán trực tuyến tại thời điểm ban hành chính sách.

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với:

Khách hàng cá nhân;
Khách hàng tổ chức, doanh nghiệp;
Đại lý, nhà phân phối;
Đối tác kinh doanh;
Các tổ chức, cá nhân khác có giao dịch mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của Tekcom.

Chính sách áp dụng đối với các giao dịch được khởi tạo hoặc tiếp nhận thông qua:

Website của Tekcom;
Website các thương hiệu do Tekcom quản lý, vận hành;
Chức năng giỏ hàng, đặt hàng;
Biểu mẫu yêu cầu báo giá, tư vấn;
Email;
Điện thoại;
Các kênh giao dịch điện tử khác do Tekcom công bố.

Đối với giao dịch được thực hiện theo hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, phụ lục hoặc thỏa thuận riêng, nội dung thanh toán được thực hiện theo thỏa thuận giao dịch cụ thể, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật có liên quan.

3. Nguyên tắc giao dịch và thanh toán

Tekcom thực hiện giao dịch theo nguyên tắc:

Tiếp nhận yêu cầu → xác minh nhu cầu → tư vấn → xác nhận hàng hóa/dịch vụ → xác nhận giá và điều kiện giao dịch → thống nhất phương thức thanh toán → khách hàng thanh toán → Tekcom xác nhận thanh toán → thực hiện giao hàng/cung cấp dịch vụ.

Việc khách hàng gửi thông tin thông qua chức năng đặt hàng, giỏ hàng hoặc biểu mẫu trên website là cơ sở để Tekcom tiếp nhận và xử lý yêu cầu giao dịch.

Tùy từng trường hợp, việc gửi yêu cầu trên website không mặc nhiên được hiểu là Tekcom đã xác nhận đơn hàng, xác lập đầy đủ các điều kiện giao dịch hoặc xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng, nếu các nội dung cần thiết của giao dịch chưa được hai bên xác nhận.

Đối với sản phẩm tiêu chuẩn có thông tin đầy đủ, Tekcom có thể xác nhận đơn hàng trực tiếp hoặc thông qua các kênh giao dịch phù hợp.

Đối với sản phẩm có cấu hình, hệ thống kỹ thuật, dự án hoặc giao dịch có yêu cầu riêng, Tekcom có thể thực hiện tư vấn, khảo sát, lập báo giá hoặc xác lập hợp đồng trước khi xác định nghĩa vụ thanh toán.

4. Website không tích hợp thanh toán trực tuyến

Tại thời điểm ban hành Chính sách này, các website thuộc phạm vi áp dụng không cung cấp chức năng thanh toán trực tuyến trực tiếp thông qua cổng thanh toán tích hợp trên website.

Do đó, khách hàng không thực hiện việc nhập thông tin tài khoản ngân hàng, thông tin thẻ, mã OTP hoặc thông tin xác thực thanh toán trực tiếp trên website để hoàn tất đơn hàng.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng hoặc nhu cầu mua hàng, Tekcom sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận các thông tin cần thiết và hướng dẫn phương thức thanh toán phù hợp.

Trường hợp trong tương lai Tekcom tích hợp thêm chức năng thanh toán trực tuyến, phương thức này chỉ được triển khai sau khi Công ty hoàn thiện các điều kiện kỹ thuật, quản trị, bảo mật và pháp lý cần thiết; đồng thời thông tin về phương thức thanh toán mới sẽ được công bố, cập nhật phù hợp trên website.

5. Quy trình xác nhận trước khi thanh toán

Trước khi khách hàng thực hiện thanh toán, Tekcom có thể xác nhận các nội dung sau, tùy thuộc vào tính chất từng giao dịch:

Tên sản phẩm hoặc dịch vụ;
Model, chủng loại hoặc cấu hình;
Số lượng;
Đơn giá;
Giá trị giao dịch;
Thuế và các khoản phải thanh toán;
Chi phí vận chuyển;
Chi phí lắp đặt hoặc dịch vụ liên quan;
Địa điểm giao hàng/cung cấp dịch vụ;
Thời gian thực hiện;
Phương thức thanh toán;
Thời hạn thanh toán;
Chính sách giao hàng;
Chính sách bảo hành, đổi trả, hoàn tiền nếu có;
Các điều kiện giao dịch khác.

Đối với giao dịch có tính chất phức tạp, các nội dung trên có thể được thể hiện trong báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc tài liệu giao dịch khác.

Tekcom chỉ yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán sau khi các nội dung cần thiết của giao dịch đã được xác nhận phù hợp với tính chất giao dịch.

6. Phương thức thanh toán

Tekcom áp dụng các phương thức thanh toán phù hợp với từng giao dịch, bao gồm:

6.1. Thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng

Khách hàng thực hiện chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng chính thức của Tekcom được thể hiện trong:

Báo giá;
Hợp đồng;
Đơn đặt hàng;
Thông báo thanh toán;
Hoặc thông tin chính thức khác do Tekcom cung cấp.

Khách hàng cần kiểm tra chính xác:

Tên chủ tài khoản;
Số tài khoản;
Ngân hàng;
Số tiền;
Nội dung chuyển khoản.

Tekcom khuyến nghị khách hàng ghi rõ mã đơn hàng, số hợp đồng hoặc thông tin nhận diện giao dịch trong nội dung chuyển khoản để thuận tiện cho việc đối soát.

6.2. Thanh toán trực tiếp

Tùy từng giao dịch, khách hàng có thể thanh toán trực tiếp tại địa điểm được Tekcom thông báo hoặc theo phương thức được hai bên thống nhất.

Việc thanh toán trực tiếp phải được Tekcom ghi nhận và thực hiện chứng từ theo quy định pháp luật có liên quan.

6.3. Phương thức thanh toán khác

Tekcom có thể triển khai các phương thức thanh toán khác phù hợp với nhu cầu kinh doanh và quy định pháp luật.

Phương thức mới chỉ được áp dụng sau khi Tekcom công bố hoặc hướng dẫn chính thức cho khách hàng.

7. Thanh toán đối với khách hàng cá nhân

Đối với khách hàng cá nhân, phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán được xác định theo từng giao dịch.

Khách hàng được cung cấp thông tin cần thiết trước khi thanh toán, bao gồm giá trị phải thanh toán và phương thức thanh toán áp dụng.

Đối với hàng hóa tiêu chuẩn, Tekcom có thể xác nhận đơn hàng và hướng dẫn khách hàng thanh toán theo quy trình bán hàng tương ứng.

Đối với sản phẩm cần tư vấn hoặc cấu hình riêng, việc thanh toán được thực hiện sau khi các bên thống nhất nội dung giao dịch.

8. Thanh toán đối với khách hàng doanh nghiệp, đại lý và nhà phân phối

Đối với doanh nghiệp, đại lý, nhà phân phối và đối tác, phương thức và tiến độ thanh toán có thể được xác định theo:

Báo giá;
Đơn đặt hàng;
Hợp đồng;
Phụ lục hợp đồng;
Chính sách đại lý;
Chính sách nhà phân phối;
Hoặc thỏa thuận thương mại giữa các bên.

Tùy từng giao dịch, Tekcom có thể áp dụng:

Thanh toán toàn bộ trước khi giao hàng;
Đặt cọc;
Thanh toán theo từng đợt;
Thanh toán theo tiến độ;
Thanh toán sau khi giao hàng;
Thanh toán theo điều kiện nghiệm thu;
Hoặc phương thức khác được các bên thỏa thuận.

9. Thanh toán đối với hệ thống, sản phẩm cấu hình và dự án

Đối với hệ thống RO công nghiệp, Heat Pump, hệ thống xử lý nước, giải pháp kỹ thuật, dự án và các sản phẩm có cấu hình riêng, phương thức và tiến độ thanh toán được xác định căn cứ vào:

Phạm vi cung cấp;
Cấu hình hệ thống;
Giá trị giao dịch;
Tiến độ sản xuất;
Tiến độ giao hàng;
Tiến độ lắp đặt;
Tiến độ nghiệm thu;
Các điều kiện kỹ thuật;
Và các thỏa thuận khác giữa các bên.

Các khoản thanh toán có thể được chia thành nhiều đợt theo tiến độ thực hiện và được quy định cụ thể trong báo giá hoặc hợp đồng.

10. Thời điểm xác nhận thanh toán

Đối với thanh toán bằng chuyển khoản, Tekcom xác nhận thanh toán trên cơ sở khoản tiền đã được ghi nhận vào tài khoản nhận tiền hợp lệ của Công ty, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Trong trường hợp khách hàng đã thực hiện chuyển khoản nhưng Tekcom chưa ghi nhận được khoản tiền, khách hàng có thể cung cấp chứng từ giao dịch để Tekcom kiểm tra và đối soát.

Tekcom có trách nhiệm phối hợp với khách hàng để xác minh các giao dịch thanh toán chưa được ghi nhận hoặc chưa xác định được nội dung.

11. Thanh toán thiếu, thừa hoặc sai thông tin

Trường hợp khách hàng:

Thanh toán thiếu;
Thanh toán thừa;
Chuyển nhầm số tiền;
Chuyển sai tài khoản;
Ghi sai nội dung chuyển khoản;
Chuyển tiền nhưng không xác định được giao dịch;

khách hàng cần thông báo cho Tekcom trong thời gian sớm nhất để phối hợp kiểm tra.

Việc xử lý khoản tiền thanh toán thừa, thiếu, nhầm hoặc chưa xác định được giao dịch được thực hiện trên cơ sở:

Chứng từ thanh toán;
Thông tin giao dịch;
Tình trạng đơn hàng/hợp đồng;
Thỏa thuận giữa các bên;
Và quy định pháp luật có liên quan.

12. Chứng từ và hóa đơn

Tekcom thực hiện việc lập, cung cấp và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến giao dịch theo quy định pháp luật về kế toán, thuế và hóa đơn, chứng từ.

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp chính xác các thông tin cần thiết để Tekcom lập hóa đơn, chứng từ.

Đối với khách hàng tổ chức, doanh nghiệp, thông tin cung cấp có thể bao gồm:

Tên doanh nghiệp;
Mã số thuế;
Địa chỉ;
Thông tin người nhận;
Và các thông tin cần thiết khác theo quy định.

13. Thay đổi nội dung giao dịch trước khi thanh toán

Trước khi thanh toán, nếu khách hàng yêu cầu thay đổi:

Sản phẩm;
Model;
Số lượng;
Cấu hình;
Địa điểm giao hàng;
Phương thức giao hàng;
Hoặc các nội dung khác,

Tekcom sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng và xác nhận lại giá trị, chi phí và các điều kiện giao dịch nếu có thay đổi.

Khách hàng chỉ thực hiện thanh toán theo thông tin giao dịch đã được xác nhận sau cùng.

14. Thay đổi giao dịch sau khi đã thanh toán

Sau khi khách hàng đã thanh toán, mọi yêu cầu thay đổi giao dịch được xử lý căn cứ vào:

Tình trạng thực hiện đơn hàng;
Tình trạng hàng hóa;
Khả năng điều chỉnh;
Nội dung hợp đồng/thỏa thuận;
Chính sách đổi trả;
Và quy định pháp luật hiện hành.

Đối với sản phẩm đã được sản xuất, cấu hình riêng hoặc đã triển khai theo yêu cầu của khách hàng, việc thay đổi, hủy hoặc hoàn tiền có thể được áp dụng theo điều kiện giao dịch đã được hai bên thỏa thuận và quy định pháp luật.

Tekcom không sử dụng điều khoản này để loại trừ hoặc hạn chế các quyền hợp pháp của người tiêu dùng.

15. Hủy giao dịch và hoàn tiền

Trong trường hợp giao dịch được hủy hoặc phát sinh nghĩa vụ hoàn tiền, Tekcom thực hiện việc hoàn trả theo:

Nội dung thỏa thuận;
Tình trạng thực tế của giao dịch;
Chính sách đổi trả, hoàn tiền;
Quy định pháp luật có liên quan.

Trước khi thực hiện hoàn tiền, Tekcom có thể tiến hành đối soát:

Khoản tiền khách hàng đã thanh toán;
Nội dung giao dịch;
Số tiền phải hoàn;
Các khoản đã phát sinh hợp lệ;
Thông tin nhận tiền.

Việc hoàn tiền có thể được thực hiện bằng phương thức phù hợp với phương thức thanh toán ban đầu hoặc phương thức khác được hai bên thống nhất.

16. Thời gian xử lý hoàn tiền

Sau khi Tekcom xác nhận có nghĩa vụ hoàn tiền, Công ty sẽ thông báo cho khách hàng về phương thức và thời gian dự kiến thực hiện.

Thời gian hoàn tiền thực tế có thể phụ thuộc vào:

Thời gian xử lý nội bộ;
Quy trình đối soát;
Ngân hàng;
Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
Và các yếu tố khách quan khác.

Tekcom có trách nhiệm thông báo cho khách hàng nếu phát sinh vấn đề ảnh hưởng đáng kể đến thời gian hoàn tiền.

17. An toàn thông tin thanh toán

Tekcom thực hiện các biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin khách hàng và thông tin liên quan đến giao dịch theo quy định pháp luật và Chính sách bảo mật thông tin của Công ty.

Tekcom không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP, mã PIN hoặc thông tin xác thực bảo mật của tài khoản ngân hàng cho nhân viên hoặc qua website.

Khách hàng không nên cung cấp các thông tin xác thực thanh toán cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào tự nhận là đại diện của Tekcom.

18. Kiểm tra thông tin tài khoản nhận tiền

Khách hàng có trách nhiệm kiểm tra thông tin tài khoản trước khi thực hiện chuyển khoản.

Tekcom khuyến nghị khách hàng chỉ thực hiện thanh toán vào tài khoản được xác nhận từ:

Báo giá chính thức;
Hợp đồng;
Đơn hàng;
Văn bản giao dịch;
Hoặc kênh liên hệ chính thức của Công ty.

Trong trường hợp khách hàng nhận được yêu cầu thay đổi tài khoản thanh toán bất thường hoặc có nghi ngờ về tính xác thực của thông tin, khách hàng cần liên hệ trực tiếp với Tekcom để xác nhận trước khi chuyển tiền.

19. Xử lý giao dịch có dấu hiệu gian lận hoặc bất thường

Tekcom có quyền tạm thời chưa thực hiện hoặc tạm dừng xử lý giao dịch khi phát hiện dấu hiệu bất thường liên quan đến:

Thông tin khách hàng;
Thông tin thanh toán;
Nguồn tiền;
Thông tin tài khoản nhận tiền;
Yêu cầu giao dịch;
Hoặc các dấu hiệu khác có khả năng gây rủi ro cho giao dịch.

Trong trường hợp này, Tekcom có thể liên hệ với khách hàng để xác minh thông tin.

Việc xử lý tiếp theo được thực hiện trên cơ sở kết quả xác minh, thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật.

20. Giá trị pháp lý của báo giá, đơn hàng và hợp đồng

Tùy từng giao dịch, nội dung thanh toán có thể được xác định trong một hoặc nhiều tài liệu, bao gồm:

Thông tin đặt hàng;
Báo giá;
Đơn đặt hàng;
Xác nhận đơn hàng;
Hợp đồng;
Phụ lục hợp đồng;
Biên bản nghiệm thu;
Hoặc thỏa thuận khác giữa các bên.

Trong trường hợp có sự khác nhau giữa Chính sách thanh toán chung và nội dung của hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng được các bên xác lập hợp pháp, nội dung của giao dịch cụ thể được ưu tiên áp dụng trong phạm vi mà pháp luật cho phép.

Quy định này đặc biệt cần thiết đối với các giao dịch B2B, dự án và hợp đồng có giá trị lớn.

21. Trách nhiệm của Tekcom

Tekcom có trách nhiệm:

Công khai các phương thức thanh toán được áp dụng;
Cung cấp thông tin thanh toán chính xác;
Xác nhận các nội dung giao dịch cần thiết trước khi khách hàng thanh toán;
Kiểm tra và đối soát các khoản thanh toán;
Cung cấp hóa đơn, chứng từ theo quy định;
Bảo vệ thông tin khách hàng theo quy định pháp luật;
Thông báo cho khách hàng khi phát sinh vấn đề liên quan đến thanh toán;
Thực hiện hoàn tiền trong trường hợp phát sinh nghĩa vụ hoàn tiền;
Phối hợp giải quyết các yêu cầu, phản ánh và khiếu nại liên quan đến thanh toán.

22. Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

Cung cấp thông tin chính xác khi đặt hàng và thanh toán;
Kiểm tra sản phẩm, số lượng, giá và các điều kiện giao dịch trước khi thanh toán;
Kiểm tra chính xác thông tin tài khoản nhận tiền;
Thanh toán đúng số tiền và thời hạn đã thỏa thuận;
Lưu giữ chứng từ thanh toán;
Cung cấp thông tin chính xác để lập hóa đơn, chứng từ;
Thông báo kịp thời cho Tekcom khi phát hiện sai sót trong thanh toán;
Không cung cấp OTP, mật khẩu hoặc thông tin xác thực tài khoản ngân hàng cho người khác.

23. Tiếp nhận và giải quyết vấn đề liên quan đến thanh toán

Mọi phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến:

Phương thức thanh toán;
Số tiền thanh toán;
Đối soát thanh toán;
Hoàn tiền;
Thông tin tài khoản;
Chứng từ thanh toán;

được tiếp nhận và xử lý theo Chính sách tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại của Tekcom.

Khách hàng có thể liên hệ:

Hotline CSKH: 03 7777 0000

Email CSKH: [email protected]

Địa chỉ: Khu Công nghiệp Tân Quang, Đường Kiêu Kỵ, Như Quỳnh, Hưng Yên

24. Tuân thủ pháp luật

Tekcom thực hiện hoạt động thanh toán và giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành có liên quan, bao gồm các quy định về:

Thương mại điện tử;
Giao dịch điện tử;
Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng;
Kế toán;
Thuế;
Hóa đơn, chứng từ;
Thanh toán;
Bảo vệ dữ liệu cá nhân;
Và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Chính sách này không được hiểu hoặc áp dụng theo hướng loại trừ, hạn chế hoặc từ bỏ bất kỳ quyền hợp pháp nào của khách hàng hoặc nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của Tekcom.

25. Sửa đổi, bổ sung Chính sách

Tekcom có quyền sửa đổi, bổ sung Chính sách thanh toán để phù hợp với:

Quy định pháp luật;
Mô hình kinh doanh;
Phương thức thanh toán;
Hệ thống công nghệ;
Sản phẩm và dịch vụ;
Yêu cầu quản trị và vận hành thực tế.

Phiên bản sửa đổi được công bố trên các kênh phù hợp và áp dụng đối với các giao dịch phát sinh kể từ thời điểm có hiệu lực, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận với khách hàng có quy định khác.

Việc sửa đổi Chính sách không làm thay đổi hoặc ảnh hưởng bất hợp pháp đến quyền và nghĩa vụ đã được xác lập trong các giao dịch trước thời điểm Chính sách sửa đổi có hiệu lực.

26. Hiệu lực

Chính sách thanh toán này có hiệu lực kể từ ngày kể từ ngày ngày được công bố trên hệ thống website và được áp dụng cho các website, nền tảng và hoạt động giao dịch thuộc phạm vi quy định tại Chính sách này.