Chính Sách Bảo Mật Thông Tin

1. Mục đích của Chính sách

CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ TEKCOM (sau đây gọi là “Tekcom”, “chúng tôi”) tôn trọng quyền riêng tư và quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng, người truy cập và các cá nhân có liên quan khi sử dụng hệ thống website và kênh giao dịch trực tuyến của Công ty (sau đây gọi là “Website”).

Chính sách này được xây dựng nhằm giúp khách hàng hiểu rõ:

• Tekcom thu thập những dữ liệu cá nhân nào;
• Dữ liệu được thu thập từ đâu và bằng phương thức nào;
• Tekcom sử dụng dữ liệu vào những mục đích gì;
• Dữ liệu có thể được cung cấp cho những bên nào;
• Dữ liệu được lưu trữ và bảo vệ như thế nào;
• Quyền của khách hàng đối với dữ liệu cá nhân của mình;
• Cách khách hàng yêu cầu thực hiện các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Chính sách này áp dụng đối với dữ liệu cá nhân được xử lý thông qua kênh giao dịch trực tuyến và các hoạt động có liên quan trực tiếp đến Website.

2. Đơn vị chịu trách nhiệm về dữ liệu cá nhân

Tùy theo từng hoạt động xử lý và mối quan hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ, Tekcom có thể thực hiện vai trò của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Các đối tác cung cấp dịch vụ kỹ thuật, vận chuyển, lưu trữ, CRM, phân tích dữ liệu, quảng cáo hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác có thể xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ cho Tekcom và theo thỏa thuận, yêu cầu hoặc cơ chế phù hợp với pháp luật.

3. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với:

• Người truy cập hệ thống các website thương mại điện tử của Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ Tekcom;
• Khách hàng, người mua hàng;
• Người gửi yêu cầu tư vấn;
• Người liên hệ với Tekcom thông qua các biểu mẫu trên Website;
• Người sử dụng chức năng giỏ hàng và đặt hàng trực tuyến;
• Người liên hệ với Tekcom thông qua các kênh được tích hợp hoặc dẫn tới từ Website;
• Các cá nhân khác có dữ liệu cá nhân được Tekcom xử lý trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ và hỗ trợ khách hàng.

Chính sách này không thay thế các chính sách hoặc điều khoản riêng được áp dụng cho một dịch vụ cụ thể nếu những tài liệu đó có quy định riêng về việc xử lý dữ liệu cá nhân.

4. Dữ liệu cá nhân Tekcom có thể thu thập

Tùy thuộc vào cách khách hàng sử dụng hệ thống website và kênh giao dịch trực tuyến, Tekcom có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:

4.1. Dữ liệu do khách hàng trực tiếp cung cấp

Khi khách hàng gửi biểu mẫu tư vấn, liên hệ hoặc đặt hàng, các thông tin có thể bao gồm:

• Họ và tên;
• Số điện thoại;
• Địa chỉ email;
• Địa chỉ;
• Nội dung yêu cầu, trao đổi hoặc thông tin khách hàng chủ động cung cấp.

Tekcom chỉ yêu cầu khách hàng cung cấp những thông tin cần thiết cho mục đích tương ứng của biểu mẫu.

4.2. Dữ liệu liên quan đến đơn hàng

Khi khách hàng sử dụng chức năng giỏ hàng và đặt hàng trực tuyến, Tekcom có thể xử lý:

• Thông tin người đặt hàng;
• Thông tin liên hệ;
• Địa chỉ giao hàng;
• Thông tin sản phẩm, số lượng và yêu cầu liên quan đến đơn hàng;
• Nội dung trao đổi liên quan đến đơn hàng.

Hệ thống website và kênh giao dịch trực tuyến của Công ty hiện không trực tiếp hỗ trợ thanh toán bằng thẻ hoặc các phương thức thanh toán trực tuyến trên Website. Việc thanh toán được thực hiện theo thỏa thuận/hợp đồng giữa các bên, bằng hình thức chuyển khoản hoặc thanh toán trực tiếp theo chính sách của Tekcom.

Do đó, Website không chủ động yêu cầu khách hàng nhập thông tin thẻ ngân hàng hoặc thông tin xác thực tài khoản ngân hàng để hoàn tất thanh toán trực tuyến.

4.3. Dữ liệu kỹ thuật và dữ liệu sử dụng Website

Khi khách hàng truy cập Website, một số thông tin kỹ thuật hoặc dữ liệu về hoạt động trên Website có thể được thu thập tự động, tùy thuộc vào thiết bị, trình duyệt, cookie và các công cụ được sử dụng.

Các dữ liệu này có thể bao gồm:

• Địa chỉ IP;
• Thông tin trình duyệt;
• Loại thiết bị;
• Hệ điều hành;
• Thời gian truy cập;
• Trang đã truy cập;
• Nguồn truy cập;
• Hoạt động tương tác với Website;
• Thông tin cookie và các công nghệ tương tự;
• Các thông tin kỹ thuật khác cần thiết cho hoạt động, bảo mật và phân tích Website.

Một số dữ liệu về hành vi, hoạt động của cá nhân trên môi trường mạng có thể thuộc phạm vi dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật và, tùy trường hợp cụ thể, có thể thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Vì vậy, Tekcom thực hiện việc đánh giá và quản lý dữ liệu theo bản chất và mục đích xử lý thực tế.

5. Nguồn thu thập dữ liệu

Tekcom có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ các nguồn sau:

5.1. Từ chính khách hàng

Thông qua:

• Biểu mẫu liên hệ;
• Biểu mẫu yêu cầu tư vấn;
• Giỏ hàng và chức năng đặt hàng;
• Email;
• Các kênh liên hệ do khách hàng chủ động sử dụng.

5.2. Tự động từ hoạt động sử dụng Website

Thông qua:

• Cookie;
• Công cụ phân tích;
• Công cụ đo lường quảng cáo;
• Công cụ bảo mật;
• Các công nghệ tương tự được tích hợp trên Website.

5.3. Từ các hệ thống phục vụ hoạt động kinh doanh

Dữ liệu có thể được đồng bộ hoặc quản lý trên các hệ thống nội bộ và hệ thống phục vụ hoạt động kinh doanh của Tekcom, bao gồm Google Sheet và hệ thống CRM.

6. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

Tekcom xử lý dữ liệu cá nhân cho các mục đích phù hợp với hoạt động của hệ thống website và kênh giao dịch trực tuyến của Công ty, bao gồm:

6.1. Tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng

• Tiếp nhận yêu cầu tư vấn;
• Liên hệ lại với khách hàng;
• Cung cấp thông tin về sản phẩm;
• Giải đáp câu hỏi;
• Xử lý yêu cầu báo giá hoặc thông tin liên quan.

6.2. Xử lý đơn hàng

• Tiếp nhận và xác nhận đơn hàng;
• Liên hệ với khách hàng;
• Chuẩn bị và giao hàng;
• Phối hợp vận chuyển;
• Thực hiện nghĩa vụ liên quan đến giao dịch;
• Xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình mua hàng.

6.3. Chăm sóc khách hàng

• Hỗ trợ trước, trong và sau bán hàng;
• Bảo hành;
• Tiếp nhận phản ánh, khiếu nại;
• Hỗ trợ kỹ thuật;
• Duy trì lịch sử giao dịch cần thiết.

6.4. Vận hành và bảo mật Website

• Duy trì hoạt động của Website;
• Phát hiện và ngăn chặn hành vi gian lận;
• Phát hiện truy cập bất thường;
• Bảo vệ hệ thống;
• Phân tích lỗi và cải thiện hiệu năng.

6.5. Phân tích và cải thiện Website

Tekcom có thể sử dụng dữ liệu kỹ thuật và dữ liệu hành vi để:

• Phân tích lượng truy cập;
• Hiểu cách khách hàng sử dụng Website;
• Đánh giá hiệu quả nội dung;
• Cải thiện giao diện và trải nghiệm người dùng;
• Đánh giá hiệu quả các hoạt động quảng cáo.

6.6. Quảng cáo và Remarketing

Tekcom có thể sử dụng cookie, pixel hoặc công nghệ tương tự để xây dựng các nhóm đối tượng quảng cáo dựa trên hành vi sử dụng Website.

Tekcom không tự động sử dụng thông tin khách hàng được gửi qua biểu mẫu tư vấn hoặc đặt hàng để đưa trực tiếp vào tệp Remarketing Google hoặc Meta.

Việc Remarketing của Tekcom được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hành vi/cookie và các cơ chế kỹ thuật tương ứng được triển khai trên Website.

7. Cơ sở và nguyên tắc xử lý dữ liệu

Tekcom thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật và mục đích xử lý cụ thể.

Tùy từng trường hợp, việc xử lý có thể dựa trên:

• Sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu;
• Việc thực hiện hợp đồng hoặc thực hiện các bước theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu trước khi giao kết hợp đồng;
• Nghĩa vụ pháp lý của Tekcom;
• Các trường hợp pháp luật cho phép xử lý dữ liệu mà không cần sự đồng ý;
• Các căn cứ hợp pháp khác theo quy định pháp luật.

Tekcom không coi việc khách hàng im lặng hoặc không phản hồi là sự đồng ý trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý.

Khi cần sự đồng ý, Tekcom thực hiện việc thông báo rõ mục đích, phạm vi và các nội dung liên quan để khách hàng có thể đưa ra lựa chọn phù hợp.

8. Xử lý dữ liệu khi khách hàng gửi biểu mẫu

Khi khách hàng gửi biểu mẫu trên hệ thống các website thuộc Tekcom, thông tin được sử dụng để:

• Tiếp nhận yêu cầu;
• Xác định nhu cầu;
• Liên hệ tư vấn;
• Cung cấp thông tin sản phẩm;
• Thực hiện các bước cần thiết theo yêu cầu của khách hàng.

Dữ liệu có thể được chuyển tới các bộ phận phù hợp của Tekcom như kinh doanh, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật hoặc các bộ phận có trách nhiệm xử lý yêu cầu.

Dữ liệu Lead có thể được quản lý trên Google Sheet và hệ thống CRM của Tekcom nhằm phục vụ hoạt động tiếp nhận, phân loại và chăm sóc khách hàng.

9. Xử lý dữ liệu khi khách hàng đặt hàng

Khi khách hàng sử dụng giỏ hàng và chức năng đặt hàng trên Website, Tekcom xử lý thông tin cần thiết để:

• Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng;
• Kiểm tra thông tin;
• Liên hệ xác nhận;
• Thỏa thuận các điều kiện giao dịch khi cần thiết;
• Chuẩn bị hàng;
• Tổ chức giao hàng;
• Hỗ trợ sau bán hàng.

Việc khách hàng gửi thông tin đặt hàng trên Website không đồng nghĩa với việc mọi giao dịch đều được thanh toán trực tuyến trên Website.

Các điều kiện cụ thể của giao dịch được xác lập theo thông tin đơn hàng, thỏa thuận, hợp đồng và các chính sách áp dụng tại thời điểm giao dịch.

10. Giao hàng và cung cấp thông tin cho đơn vị vận chuyển

Để thực hiện việc giao hàng, Tekcom có thể cung cấp những thông tin cần thiết cho:

• Bộ phận vận chuyển của Tekcom;
• Đơn vị vận chuyển thuê ngoài;
• Đối tác logistics;
• Đơn vị lắp đặt hoặc kỹ thuật khi cần thiết.

Thông tin cung cấp chỉ được giới hạn trong phạm vi cần thiết để thực hiện việc giao hàng, lắp đặt, nghiệm thu hoặc cung cấp dịch vụ liên quan.

Tekcom yêu cầu các bên liên quan thực hiện các biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin khách hàng trong phạm vi trách nhiệm của mình.

11. Marketing và Remarketing

Tekcom có thể thực hiện hoạt động marketing thông qua:

• Điện thoại;
• Email khi phù hợp;
• Các nền tảng quảng cáo;
• Remarketing dựa trên dữ liệu hành vi Website;
• Các hình thức truyền thông khác phù hợp với quy định pháp luật.

Đối với thông tin khách hàng chủ động cung cấp: Tekcom không tự động đưa số điện thoại, email hoặc thông tin từ form tư vấn/đặt hàng của khách hàng vào tệp Remarketing Google hoặc Meta.

Đối với Remarketing: Website có thể sử dụng các công nghệ như Meta Pixel, Google Ads và cookie/tags liên quan để ghi nhận hoặc sử dụng dữ liệu hành vi theo cấu hình kỹ thuật của Website.

Khách hàng có thể quản lý cookie, quyền riêng tư và lựa chọn quảng cáo thông qua trình duyệt, thiết bị hoặc các cơ chế do nền tảng cung cấp.

Trong trường hợp khách hàng đã đồng ý nhận thông tin marketing và sau đó muốn thay đổi lựa chọn, khách hàng có thể liên hệ Tekcom để yêu cầu ngừng sử dụng dữ liệu cho mục đích marketing trong phạm vi pháp luật cho phép.

12. Cookie và các công cụ phân tích, quảng cáo

Hệ thống website của Tekcom sử dụng một số công cụ kỹ thuật của bên thứ ba, bao gồm:

• Google Analytics: phân tích hoạt động Website;
• Google Tag Manager: quản lý các thẻ/công cụ được triển khai trên Website;
• Google Ads: đo lường và hỗ trợ hoạt động quảng cáo;
• Meta Pixel: đo lường và hỗ trợ hoạt động quảng cáo/Remarketing;
• Cloudflare: hỗ trợ bảo mật, hiệu năng và vận hành Website.

Các công cụ này có thể sử dụng cookie, mã theo dõi hoặc công nghệ tương tự để thu thập dữ liệu kỹ thuật và dữ liệu về hoạt động của người dùng trên Website.

Việc xử lý dữ liệu của các nền tảng này có thể chịu sự điều chỉnh của chính sách riêng của từng nhà cung cấp.

Tekcom sẽ thực hiện cấu hình và quản lý các công cụ trong phạm vi phù hợp với mục đích sử dụng và quy định pháp luật.

13. Chia sẻ và cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba

Tekcom có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết với:

13.1. Các bộ phận nội bộ

Bao gồm các bộ phận: Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Kỹ thuật, Kho vận, Kế toán và các bộ phận khác có trách nhiệm xử lý công việc liên quan.

13.2. Nhà cung cấp dịch vụ

Có thể bao gồm: Nhà cung cấp hosting/hạ tầng, CRM, dịch vụ email, dịch vụ phân tích, dịch vụ quảng cáo, đơn vị vận chuyển, đơn vị lắp đặt/kỹ thuật và các nhà cung cấp dịch vụ công nghệ khác.

13.3. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Tekcom có thể cung cấp dữ liệu cá nhân khi:

• Có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Việc cung cấp là nghĩa vụ pháp lý của Tekcom;
• Hoặc thuộc trường hợp pháp luật cho phép.

Tekcom không bán dữ liệu cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba nhằm mục đích thương mại độc lập.

14. Xử lý dữ liệu bởi các nền tảng và nhà cung cấp ở nước ngoài

Một số nhà cung cấp công nghệ được sử dụng trên hệ thống website và kênh giao dịch trực tuyến của Công ty có thể thực hiện xử lý dữ liệu trên hệ thống đặt tại Việt Nam hoặc ngoài Việt Nam.

Trong trường hợp việc sử dụng dịch vụ dẫn đến hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài hoặc xử lý dữ liệu có yếu tố xuyên biên giới, Tekcom thực hiện việc đánh giá, quản lý và áp dụng các nghĩa vụ tương ứng theo quy định pháp luật hiện hành.

15. Thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân

Tekcom không lưu trữ dữ liệu cá nhân lâu hơn mức cần thiết cho mục đích xử lý, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu hoặc cho phép tiếp tục lưu trữ.

15.1. Lead chưa phát sinh giao dịch

Thông tin khách hàng tiềm năng chưa phát sinh giao dịch dự kiến được lưu trong thời hạn tối đa 24 tháng kể từ lần tương tác cuối cùng, trừ trường hợp khách hàng tiếp tục tương tác, phát sinh giao dịch, có yêu cầu hỗ trợ hoặc có căn cứ hợp pháp khác.

15.2. Dữ liệu khách hàng đã giao dịch

Dữ liệu liên quan đến giao dịch được lưu trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện giao dịch, giao hàng, bảo hành, chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại, tranh chấp và thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế theo quy định.

15.3. Dữ liệu marketing

Dữ liệu sử dụng cho mục đích marketing được rà soát định kỳ và được ngừng sử dụng, xóa hoặc xử lý phù hợp khi không còn cần thiết hoặc khi chủ thể dữ liệu rút lại sự đồng ý.

15.4. Cookie và dữ liệu nền tảng

Dữ liệu được thu thập thông qua cookie, Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, Cloudflare... được lưu trữ theo thời hạn do từng nền tảng quy định hoặc theo cấu hình do Tekcom thiết lập.

15.5. Log kỹ thuật và bảo mật

Log kỹ thuật, dữ liệu bảo mật và dữ liệu phục vụ phát hiện sự cố được dự kiến lưu giữ trong thời hạn tối đa 12 tháng, trừ trường hợp cần tiếp tục lưu để điều tra, xử lý sự cố hoặc giải quyết tranh chấp.

16. Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân

Tekcom áp dụng các biện pháp phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, tiết lộ, mất mát hoặc phá hủy trái phép.

Các biện pháp bao gồm: Phân quyền truy cập, kiểm soát tài khoản, bảo vệ hệ thống máy chủ, sao lưu dữ liệu, kiểm soát nhà cung cấp dịch vụ, đào tạo nhân sự và rà soát dữ liệu định kỳ.

Tekcom thực hiện nguyên tắc chỉ cho phép nhân sự tiếp cận dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho công việc được giao.

17. Quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân

Theo quy định pháp luật hiện hành, chủ thể dữ liệu có các quyền bao gồm:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
• Đồng ý hoặc không đồng ý trong trường hợp cần sự đồng ý;
• Rút lại sự đồng ý theo quy định;
• Truy cập, yêu cầu chỉnh sửa, cung cấp hoặc xóa dữ liệu;
• Yêu cầu hạn chế xử lý hoặc phản đối xử lý dữ liệu;
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định.

18. Cách yêu cầu thực hiện quyền về dữ liệu cá nhân

Khách hàng có thể gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân tới Email: [email protected]

Nội dung yêu cầu nên bao gồm: Họ và tên, thông tin liên hệ, nội dung yêu cầu, quyền muốn thực hiện và thông tin cần thiết để xác định phạm vi dữ liệu liên quan.

Tekcom sẽ tiếp nhận, xác minh danh tính và xử lý yêu cầu theo quy trình nội bộ và thời hạn pháp luật quy định.

19. Rút lại sự đồng ý và từ chối nhận thông tin marketing

Khách hàng có quyền rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu ngừng sử dụng thông tin liên hệ cho mục đích marketing bằng cách gửi email về [email protected].

Việc ngừng marketing không nhất thiết đồng nghĩa với việc Tekcom phải xóa toàn bộ dữ liệu nếu dữ liệu đó vẫn cần được lưu giữ để phục vụ giao dịch, bảo hành hoặc nghĩa vụ pháp lý.

20. Xử lý sự cố dữ liệu cá nhân

Khi phát hiện sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, Tekcom sẽ ghi nhận, đánh giá, áp dụng biện pháp ngăn chặn thiệt hại, khắc phục nguyên nhân và thông báo cho cơ quan có thẩm quyền hoặc chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật.

21. Trẻ em và người chưa thành niên

Website không chủ đích thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em cho các mục đích độc lập ngoài việc hỗ trợ cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Trường hợp phát sinh, Tekcom sẽ thực hiện bảo vệ dữ liệu theo đúng quy định pháp luật.

22. Liên kết tới website hoặc nền tảng bên ngoài

Các website do Tekcom vận hành có thể chứa liên kết tới nền tảng của bên thứ ba. Tekcom khuyến nghị khách hàng kiểm tra chính sách bảo mật của các nền tảng đó trước khi cung cấp thông tin.

23. Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, không dùng thông tin người khác trái phép, bảo mật thông tin đăng nhập và thông báo cho Tekcom khi phát hiện việc sử dụng trái phép dữ liệu của mình.

24. Thay đổi Chính sách

Tekcom có thể cập nhật Chính sách này để phù hợp với pháp luật, công nghệ hoặc hoạt động kinh doanh. Phiên bản cập nhật sẽ được công bố công khai trên Website cùng ngày cập nhật.

25. Thông tin liên hệ

26. Hiệu lực

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày được công bố trên hệ thống website của Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ Tekcom.